Gmina Jabłonna

Sekretarz Gminy Jabłonna

Ryszard Próchnicki

telefon: 81 561 05 70

e-mail: r.prochnicki@jablonna.lubelskie.pl

Do szczegółowych zadań i kompetencji sekretarza gminy należą sprawy dotyczące: wewnętrznej organizacji urzędu, zarządzania zasobami ludzkimi i polityki kadrowej, ochrony informacji niejawnych, kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem, wyborów, oraz sprawowanie nadzoru i kierownictwa nad Referatem Spraw Organizacyjnych i Archiwum zakładowym.

• opracowywanie planów, prognoz i analiz w zakresie polityki kadrowej i organizacji wewnętrznej;
• merytoryczne wsparcie wójta gminy w zakresie organizacyjnym i kadrowym;
• opracowywanie, wdrażanie i aktualizowanie wewnętrznych procedur dotyczących spraw organizacyjnych i kadrowych tj.:

  • projektu statutu gminy i statutów jednostek pomocniczych gminy,
  • projektu regulaminu organizacyjnego,
  • projektu regulaminu: pracy, wynagradzania, naboru, okresowych ocen pracowniczych, służby przygotowawczej, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
  • projektu wewnętrznych procedur bhp,
  • projektu procedur dotyczących kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem,
  • projektu procedur dotyczących ochrony informacji niejawnych,
  • projektu wewnętrznych procedur dotyczących: ochrony mienia i użytkowania samochodu służbowego i samochodów prywatnych do celów służbowych,
  • projektu procedur kancelaryjnych i archiwizacyjnych,
  • projektu innych regulaminów, których podjęcie wynika z obowiązujących przepisów prawa.
• przedstawianie propozycji wdrażania nowych standardów, rozwiązań i innowacji;
• nadzór nad zapewnieniem skutecznego przekazywania w obiegu wewnętrznym wprowadzanych zarządzeń, regulaminów, instrukcji, itp.;
• rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi i pracownikami;
• organizowanie, koordynowanie rozpatrywania i załatwianie spraw dotyczących skarg i wniosków oraz petycji, w tym opracowywanie i wdrażanie stosownych procedur wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie;
• nadzór nad obsługą interesantów, w tym nad tworzeniem właściwych warunków i standardów w tym zakresie, z uwzględnieniem badania satysfakcji interesantów i mieszkańców z obsługi urzędu;
• podejmowanie działań mających na celu zapewnienie właściwej komunikacji i informacji wewnątrz oraz działań usprawniających organizację pracy urzędu, a także inicjowanie i czynne uczestnictwo w zebraniach i spotkaniach kierownika urzędu;
• wykonywanie zadań i obowiązków przypisanych pełnomocnikowi ds. kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem określonych odrębnym regulaminem;
• wykonywanie zadań i obowiązków pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych na zasadach określonych odrębnymi przepisami;
• realizacja zadań i obowiązków przypisanych pełnomocnikowi ds. wyborów i referendów;
• podejmowanie czynności kontrolnych wewnątrz urzędu oraz w podległych jednostkach organizacyjnych oraz ustalanie harmonogramu kontroli wewnętrznych;
• realizacja zadań w zakresie zamówień publicznych określonych odrębną ustawą i wewnętrznym regulaminem do 30 tys. euro, nie zastrzeżonych do innych pracowników oraz sprawowanie nadzoru i kontroli nad bieżącymi wydatkami wynikającymi z dokonywanych zakupów i zaopatrywania w środki, materiały, sprzęt i wyposażenie biurowe;
• sporządzanie pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników oraz prowadzenie i aktualizowanie rejestrów w tym zakresie;
• czynne uczestnictwo w opracowywaniu planu wydatków do 30 tys. euro oraz podejmowanie decyzji dotyczących bieżących zakupów;
• nadzór nad bieżącym zaopatrzeniem i zaopatrywaniem pracowników w materiały biurowe, wyposażenie, środki czystości, w tym nad ewidencją mienia i wyposażenia;
• bieżący nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi i archiwizacyjnymi.

• ustalanie zasad i realizacja polityki kadrowej obejmującej: przestrzeganie zasad prawa pracy; obowiązki i uprawnienia stron stosunku pracy, w tym przepisy i zasady bhp; zatrudniania na podstawie wyboru, powołania, umowy o pracę; procedury naboru; procedury służby przygotowawczej i egzaminu kończącego służbę; wynagradzania; okresowego oceniania, karania i nagradzania; ustalania uprawnień pracowniczych ze stosunku pracy; zwalnianie;
• opracowywanie projektów regulaminów dotyczących polityki kadrowej wymaganej odpowiednimi przepisami, w tym procedur antymobbingowych i zasad równego traktowania w zatrudnieniu oraz udostępnianie tych procedur pracownikom;
• dokonywanie okresowych ocen i monitoringu zagadnień wskazanych w pkt 2;
• koordynacja działań i spraw dotyczących naboru, organizowania i przeprowadzania służby przygotowawczej oraz egzaminu kończącego służbę;
• opracowywanie kodeku etycznego dla urzędników zatrudnionych w urzędzie oraz przeprowadzanie okresowych analiz w tym zakresie;
• nadzorowanie i koordynowanie spraw dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na zasadach określonych odrębnymi przepisami;
• opracowywanie i aktualizowanie w porozumieniu w kierownikami komórek organizacyjnych zakresów czynności i opisów stanowisk pracy;
• poradnictwo i doradztwo na rzecz kierownictwa i pracowników w zakresie spraw pracowniczych;
• poradnictwo i doradztwo na rzecz kierowników jednostek organizacyjnych w zakresie spraw pracowniczych;
• opracowywanie analiz i opracowań kadrowych, w tym przeprowadzanie okresowych analiz stanowisk pracy i ich wykorzystania;
• zapewnienie właściwej informacji i komunikacji pracowniczej wewnątrz urzędu;
• badanie przyczyn konfliktów powstających na tle stosunku pracy;
• zaopatrywanie pracowników w odpowiednie druki i formularze kadrowe do użytku służbowego.